Yönetim Bilgi Sistemleri - Management Information Systems

Hazırlayan: Faruk Çubukçu
Yüksek Lisans Tezi

İŞLETME YÖNETİMİ VE BİLGİ SİSTEMLERİ

İşletme yönetiminde her kademedeki yöneticiler karar almak için bilgiye gereksim duyarlar. İşte bilgi sistemlerinin amacı yöneticilere gereksinim duydukları bilgiyi en iyi şekilde elde etmek, işlemek, düzenlemek ve istenilen amaca uygun hale getirmektir.

Yönetimde Bilgi Kavramı
Veri ve bilgi hakkında değişik tanımlamalar yapılmakta ve değişik bağlantılar kurulmaktadır.

Veri (data), yeniden başvurulabilecek şeylerdir. Veri sayılar, rakamlar, sözcükler, metinler, resimler, olaylar vb biçimde temsil edilen gerçeklerdir. Verinin belli bir amacı, hızı, sıklığı, türü, maliyeti, yoğunluğu, vb özellikleri vardır.1

Diğer tanımlamalar ise veriyi;
(1) Bir araştırmanın, bir tartışmanın, bir muhakemenin temeli olan ana öğe, muta, done: İstatistik verileri. 2., 3., 4. Bilişimde olgu, kavram veya komutların iletişim, yorum ve işlem için elverişli biçimde gösterimi. 2

Bilgisayar dünyasını standartlarıyla yönlendiren ANSI (American National Standards Institute) iki değişik veri tanımı yapmıştır3:

(1)İletişim, yorumlama ya da otomatik araçlarla işlemek için gerçeklerin, kavramların ya da komutların temsilidir.
(2)Anlamı olan karakterler ya da örneksel gösterimlerdir (ses, ısı gibi).

Bilgi (information) ise verilerin bilgi işlem yardımıyla anlamlı hale getirilmiş sonuçlarıdır.4

Veri: Bilginin kodlanmış hali (ham hali).
Bilgi: İşlenmiş veri.

Bilgiler verilerin işlenmiş şeklidir. İşleme toplama ya da özetleme vb işlemlerdir.5 Buradan verilerin bilgiye ulaşmada gereken şeyler olduğu söylenebilir. Ancak bilgiye ulaşmada gereken bilgi işleme süreci ayrı bir çalışma alanıdır.

Bilgi, yöneticilerin karar almasına yardımcı olan öğelerdir.6 Bilgiler verilerin ya da ham bilgilerin bir işlem sonucunda yöneticiler için yararlı hale sokulmuş şekilleridir.

İşletme açısından bilgi; işletme ve çevresindeki faaliyetleri ifade eden belgelerin ya da olayların anlamlı sonuçlarıdır. İşletme içindeki eylemler karar almayı gerektirir. Karar alma sırasında karar alıcı doğru ve zamanlı bilgi ile desteklenmelidir. Diğer bir deyişle nitelikli bilgi iyi kararları destekler.

Bilginin özellikleri:
İlgili: Alınacak kararlarla olan ilgisi.
Doğru ve kesin: Etkin bir kararı destekleyecek kadar doğru ve kesin.
Zamanlı: Gerek duyulduğunda.
Tam: Gereken bütün kapsama ve ayrıntıya sahip.
Hacim: İstenilen şekilde özetlenmiş.

İşletme yönetimde tüm çalışanlar bilgiye gereksinim duyarlar. Ancak bilgiye duyulan gereksinim özellikle yönetim düzeyine göre değişir. Üst düzey yönetim planlama ve kontrol gibi yönetimsel fonksiyonları yerine getirilirler. Alt düzey yönetimde ise özellikle operasyonel ve günlük işlem bilgilerine gereksinim duyulur.

Tablo 3-1: Yönetim Düzeyine Göre Gereksinim Duyulan Bilgi

	Ana Konular	Kaynak	Zaman Aralığı	Tipi
Üst-Yönetim	Stratejik	Dış	Uzun	Yapısal değil
Orta-Düzey	Taktik	Dış/İç	Orta	Yarı Yapısal
Birinci Kademe Yönetim	Yapılan İşle İlgili	İç	Kısa	Yapısal

Kaynak: Reymond McLeod, Management Information Systems, 4.b., New York: Macmillan, 1990, s.19.

Yukarıdaki tablo daha önceki bölümlerde yer alan Şekil 2-2 ve Şekil 2-3'deki yönetim ve organizasyon ilkelerini desteklemektedir.

Bilgi Sistemleri
Bilgi işleme, veri işleme ve karar destek sistemleri için tasarlanan bilgisayar destekli otomasyon sistemlerine bilgi sistemi denir.7 Bütün organizasyonlar, en küçükleri bile bir şekilde bilgisayar kullanmaktadır. Bilgisayar kullanımları, kelime işleme ve muhasebe sistemleri, karmaşık karar destek sistemleri, planlama için matematiksel modelleme gibi alanlardadır. Bugünün iş dünyası, eğer otomatik bilgi işleme sistemini herhangi bir şekilde ile uygulayamazsa fonksiyonlarını yerine getiremeyecek derecede iş yoğunluğu altındadır.
Dikkat!!:Bu doküman faruk çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Dokümanlar "beta" olarak hazırlanmıştır. Bir kitap olarak hazırlanıp yayınlamamıştır. Daha fazla bilgi için: Farukcubukcu.com, farukcubukcu@hotmail.com.

Bilgi sistemlerinde sadece bilgisayarların rolünü vurgulamak yanlış olur. Pratikte, bilgi sistemlerinin çoğu insan ve bilgisayar bazlı aktivitelerin bir karışımıdır. Bu karışımda insan ve bilgisayarın sistemin başarılı bir şekilde çalışmasını sağlamak için birbirinden farklı fakat tamamlayıcı rolleri bulunmaktadır.
Dikkat!!:Bu doküman faruk çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Dokümanlar "beta" olarak hazırlanmıştır. Bir kitap olarak hazırlanıp yayınlamamıştır. Daha fazla bilgi için: Farukcubukcu.com, farukcubukcu@hotmail.com.

a. Bilgisayarlı Bilgi Sistemlerinin Üstünlükleri
Bilgisayar sistemlerinin başarılı bir şekilde kullanılmasıyla belirgin bir takım faydalar ortaya çıkabilmektedir. Pratikte tam bir fayda sağlayabilmek için bilgisayar sistemlerinin çok büyük bir özenle planlanması ve yürütülmesi gerekmektedir.

Genel olarak yukarıda sözü edilen faydalar dört grup altında toplanmaktadır:8

(1)Bilginin maliyeti.
(2)İş potansiyelindeki artışlar.
(3)Kararların otomatikleştirilmesi.

aa. Bilginin Maliyeti
Bilgisayarlar, personel kullanarak veri işleme yapma ihtiyacını büyük ölçüde azaltmıştır. Aynı zamanda yeni çalışma rolleri oluşmuş ve bu çalışma rollerinde görev alacak yeni bilgi işleme birimleri oluşturmuştur.. Genelde bilgisayarlar ham bilgiyi insanlara oranla çok daha kolay ve doğru bir şekilde işlemektedirler. Bu da basit veri işlemelerindeki maliyeti önemli ölçüde azaltmaktadır. Bir çok organizasyon bilgisayar sistemlerinin kullanımıyla klasik ofis işlemlerinin yaratacağı maliyetin büyük ölçüde ortadan kaldırılabileceğini kanıtlamış durumdadır.

ab. İş Potansiyelindeki Belirgin Artış
Bir çok organizasyon idari dosyalama sistemlerindeki büyüme ve devamlı bilgi eksikliği nedeniyle araştırmalarında geri kaldıklarını fark etmişlerdir. Bilgisayar destekli sistemlerin devreye girmesi ile bu olumsuzluklar ortadan kalkmış ve üretimlerde bir büyüme meydana gelmiştir. Manuel veri işletiminin maliyeti, veri hacmi ile lineer olarak artış göstermektedir. Bunun sebebi genellikle başlıca maliyet unsurunun insan olmasıdır.

Bununla birlikte bilgisayarlı sistemlerde durum böyle değildir. İlk etapta tesis maliyetleri karşılandıktan sonra, ancak sonradan daha fazla veri hacimleri ile sistem genişletilmek istenirse az bir maliyet ortaya çıkmaktadır. Küçük veri hacimlerinde bilgisayarlı sistemde başlangıçtaki maliyet manuel sisteme göre daha fazla olabilir. Ancak veri hacmi arttıkça manuel sistemin maliyeti de artacak, bununla birlikte bilgisayarlı sistemin maliyeti sabit kalacaktır. Bunun sebebi veri hacmi fazlalaştıkça, ihtiyaç duyulan insan sayısının artması, bilgisayarın ise kapasitesini doldurana kadar sabit maliyetle iş yapmasıdır. Dikkatlice tasarlanmış bir sistem artan hacimlere karşı bilgisayarın kapasitesini uygun bir şekilde kullanmasını ve az bir maliyet yaratmasını sağlar.

ac. Kararların Otomatikleştirilmesi
Bir organizasyon çok basit ve bireysel kararlardan oluşmuş gibi görünebilir. Bu kararlar genellikle doğrudur. Bununla birlikte kararlar mutlaka alınmalı ve doğru sonuçlara ulaşılmalıdır. Eğer bu koşullar sağlanamazsa organizasyon işleyemez. Bir bilgisayar sistemi, algoritma9 adı verilen sabit kurallar zincirini kullanarak söz konusu kararları doğru bir şekilde ele alabilmektedir. Bilgisayar ile karar faktörleri ne kadar kompleks olursa olsun sonuca ulaşılabilmektedir. Çünkü bilgisayar karar almada gerekli tüm faktörlerin tanımlanmasını sağlamaktadır. Böylece organizasyonun işlerliği güvence altına alınır.

Bilgi Sistemlerinin Türleri

Amaçları farklı olan bilgi sistemleri farklı biçimlerde oluşabilirler. Bu türler şunlardır:10

(1)Veri İşleme Sistemleri.
(2)Yönetim Bilgi Sistemleri.
(3)Karar Destekleme Sistemleri.
(4)Ofis Otomasyon Sistemleri.

a. Veri İşleme Sistemleri
Veri İşlemenin temel amacı çok fazla miktarda veriyi çabuk, ucuz ve doğru bir şekilde girebilmek ve işleyebilmektir. Otomatik veri işleme yönetimde bilgisayar uygulamalarının temel taşıdır. Ondokuzuncu yüzyılın sonlarına doğru Herman Hollerith tarafından 'punched card' geliştirilmiş ve Amerika Birleşik Devletleri'ndeki nüfus sayımı sonuçları makinelerle işlenebilmiştir. Söz konusu kartlar kullanılarak basit veri işlemelerindeki maliyet önemli ölçüde azaltılmıştır.11

Elektronik sayısal bilgisayarlar ile otomatik veri işlemenin faaliyet alanı ve maliyet üzerine etkinliği önemli ölçüde arttırılmıştır ve şu anda yeni teknoloji elektronik veri işleme olarak tanımlanmaktadır.12

b.Yönetim Bilgi Sistemleri
Veriyi çabuk ve ekonomik bir şekilde işlerken, yönetim bilgi sistemi yöneticiye, karar alma aşamasında kullanacağı bilgileri özetleyen ve seçen ek bir basamak oluşturur. Örneğin ücret bordrosunu işlerken fazla mesai ödemelerinin toplam tutarını belirlemede ya da her bir departmanın çalışma günlerini analiz etmede fazladan küçük bir bilgisayar işlemi gerekmektedir.

Yönetim Bilgi Sistemi, yöneticiye karar almada yapı teşkil edecek çok fazla miktarda veriyi içeren bir sistem olarak tanımlanabilir. Tipik olarak bilgiler bir veri tabanı şeklinde ele alınır.

c. Karar Destekleme Sistemleri
Karar Destekleme Sistemleri, Yönetim Bilgi Sistemi ile gelen bir takım olumsuzluklara cevap bulabilmek amacı ile oluşturulmuştur. Yönetim Bilgi Sistemi başlıca dahili mali veriler üzerine temellendirilmiştir, direkt olarak üst yönetimin ihtiyaçlarına ve karar mekanizmasına odaklanmaz. Karar Destekleme Sistemleri, kullanıcıya, kararların sonuçlarını irdeleyebilen özel tasarlanmış modeller sağlar. Örneğin organizasyona ilişkin mali bir model kullanıldığında sistemin verimlilik üzerine etkileri belirlenir ve kullanıcı sonuçları kolaylıkla izleyebilir.

d. Ofis Otomasyon Sistemleri
Bilgi teknolojisi, modern yönetimde kullanılan elektronik kolaylıkları ifade eden geniş bir terimdir. Bu kolaylıklar şöyle sıralanabilir: Kişisel bilgisayarlar, kelime işlemci ve masa üstü yayıncılık, elektronik mail, elektronik satış noktası ve elektronik sermaye transferi.

Diğer bit deyişle ofis otomasyonu, yapılan işlemleri kağıtsız (paperless) olarak yapılmasını sağlayan sistemlerdir.

Bilgi İşlem

Yeni teknolojik devrim ya da bir başka deyişle yeni teknolojik paradigma iki önemli başat ve belirleyici özelliğe sahiptir. Bunlardan birisi bilgi işlem sürecinin teknolojik devrimin özünü oluşturmasıdır. Bilgi işlem teknolojisindeki baş döndürücü gelişme teknolojik devriminden önde gelen özelliği sayılabilmektedir.13

Bilgi işlem, yöneticiler için yararlı bilgilerin toplanması, işlenmesi ve kullanıcıların ulaşabileceği biçimde saklanması için belli araç ve yöntemlerin kullanılması işlemidir.14 Bilgi işleme duyulan gereksinim, işletmenin birimlerinin bilgiye duydukları gereksinimle oluşur.

Bilgi işlem her işletmeye göre farklı boyutta ve kapsamda yapılabilir. Yine mali olanaklara göre gelişmiş elektronik sistemlerle ya da kısmen mekanik aygıtlarla yapılabilir. Bilgi işlem süreci hangi araçla yapılırsa yapılsın belli aşamaları vardır. Bilgi işlemin on aşaması aşağıdaki gibidir:15

a. Veri Elde Etme
Bilgi işlem sürecinin hammaddesi verilerdir. Bu veriler elle ya da elektronik olarak hazırlanmış olabilir. Kaynak verilerin toplanması ve kontrolü bilgi işlemin ilk aşamasıdır.

b. Kayıt
Bir önceki aşamada toplanan ve hazırlanan veriler daha sonraki işlemler için elektronik bilgisayarların kullanabileceği biçime çevrilmelidir. İşte kayıt aşamasında veriler bilgisayara girilirler. Bu bilgi işlem sürecinin niteliğine göre elle kayıt ya da otomatik araçlarla yapılabilir.

c. Sınıflama
Veriler ham bilgilerdir. Belli biçimde düzenlenmeleri gerekir. İşte sınıflama aşamasında veriler türlü niteliklerine ya da ortak özelliklerine göre sınıflara ve gruplara ayrılırlar. Sınıflamada yaygın olarak kullanılan bir yöntem kodlamadır. Kodlamada veriler belli bir özellik kazanırlar ve kolayca bulunacak hale gelirler.

d. Sıralama
Veriler sınıflandıktan sonra istenilen sıraya göre yeniden düzenlenip gruplanmalıdırlar. İşte sıralama aşamasında veriler elektronik ya da diğer ortamlarda belli özelliklerine göre (örneğin kodu) sıralanırlar.

e. Hesaplama
Bu aşamada veriler üzerinde işlem yaparak yeni bilgiler yaratılır. Hesaplama sırasında basit aritmetik işlemler kullanılır. Örneğin yapılan ödeme tarihlerinden ve fatura kayıtlarından ortalama gecikme sürelerinin hesaplanması gibi.

f. Özetleme
Verilerin ortama kayıt edilmesi ve düzenlenmesinin ardından gereksinim duyulan bilgiler belli özet bilgilere gereksinim duyulabilir. Örneğin aylık mizanlar vb. gibi grup bilgi içeren raporlar bir özetleme işlemidir.

g. Saklama
Bu aşamada veriler ve bilgiler belli düzende saklanırlar. Saklama hem verilerin korunmasını sağlar hem de verilere daha sonraki başvuruları sağlar. Günümüzde veri saklama ortamı manyetik disk, sabit disk, CD-ROM gibi ortamlardır. Saklama ortamlarının değişik özellikleri vardır.

h. Yeniden Başvuru
Yeniden başvuru bilgi işlem sürecinde işlenmiş verilerin bilgi olarak saklandıktan sonra yeniden kullanılabilmesini amaçlar. Bu işlem için yine elektronik ortamlarda saklama ve yeniden başvuru (arama) özellikleri olan bilgisayarlar kullanılır.

ı. Çoğaltma
Verilerin ya da bilgilerin çoğaltılması, bilgilerin bir başka kullanıcı ya da ortama da kayıt edilmesidir. Bu bir yedekleme ya da çoğaltma (replication) işlemidir.

i. İletişim
Bu aşamada elde edilen bilgilerin kullanıcılara anlaşılabilir biçimde sunulması işlemleri yapılır. İletişim aşamasında basılı raporlar üretilir.
Dikkat!!:Bu doküman faruk çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Dokümanlar "beta" olarak hazırlanmıştır. Bir kitap olarak hazırlanıp yayınlamamıştır. Daha fazla bilgi için: Farukcubukcu.com, farukcubukcu@hotmail.com.

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ

Yönetim Bilgi Sistemleri (Management Information System), yöneticiler ve alt düzeylerde gereksinim duyulan anlık ve stratejik bilginin sağlandığı bilgisayar destekli sistemlerdir. Yönetim Bilgi Sistemleri, bilgisayar donanımı, yazılımı ve insan gücünden oluşurlar. YBS'ler yöneticilerin bilgi gereksinimlerini karşılarken bilgiyi istediği biçimde yöneticilere sunarlar.

Yönetim Bilgi Sisteminin Tanımı

Yönetim bilgi sistemi kavramı ile ilgili olarak yapılan tanımlamaları üç ana grupta toplamak mümkündür:16
(1) Bir donanım sistemidir.
(2) Bir yazılım sistemidir.
(3) Bir karar destek sistemidir.

YBS'nin bir donanım sistemi olarak tanımlanmasında asıl ağırlık bilgisayar sistemine verilmiştir. Bilgisayar sistemleri yönetimin temel unsuru olarak kullanılmakta ve yönetim sistemi tamamıyla bilgisayarlar aracılığıyla sağlanmaktadır. Yöneticiler ve çalışanlar bilgisayar sistemi içinde birbirine bağlıdırlar. Görevlerin takibi ve iletişim bilgisayarlar aracılığıyla sağlanmaktadır. İşletmenin toplam performansı da yine bilgisayarlar aracılığıyla hesaplanmaktadır.

YBS'nin bir yazılım sistemi olarak tanımlanmasında asıl ağırlık yine bilgisayar sistemine verilmiştir. Ancak bu sefer elektronik donanım birimleri değil de programlar, işletim sistemi gibi bilgisayar donanımları üzerinde çalışan ve belli bir işin yapılmasını sağlayan yazılımlar öne çıkarılmıştır.17 Bilgisayar sistemleri yönetimin temel unsuru olarak kullanılmakta ve yönetim sistemi tamamıyla bilgisayarlar ve yazılımlar aracılığıyla sağlanmaktadır. Yöneticiler ve çalışanlar bilgisayar sistemi içinde birbirine bağlıdırlar. Görevlerin takibi ve iletişim bilgisayarlar yazılımları aracılığıyla sağlanmaktadır. İşletmenin toplam performansı da yine bilgisayar yazılımları aracılığıyla hesaplanmaktadır.
Dikkat!!:Bu doküman faruk çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Dokümanlar "beta" olarak hazırlanmıştır. Bir kitap olarak hazırlanıp yayınlamamıştır. Farukcubukcu.com, farukcubukcu@hotmail.com.

YBS'leri yönetsel kararları destekleyen bir sistem olarak gören tanımlar ise YBS'nin gerekli bilgileri zamanında vererek yönetim kararlarını destekleyen sistem olduğunu belirtirler. Aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi her yönetimin her düzeyinde YBS'ye gereksinim duyulur.

YBS'ler bir işletmedeki gerekli bütün bilgi akışını sağlamanın yanı sıra yönetim karar ve işlevleri için bilgi işleme desteği sağlayan bir sistemdir.18 Bilgisayar destekli yönetim sisteminde işletme günlük işlemlerini bilgisayar aracılığıyla yapacak ve bu sayede daha etkin ve doğru bir kayıt sistemine sahip olacaktır. Bilgisayar ortamına kayıt edilen çok sayıda kayıt ve diğer dokümanlara istenildiği zaman kolayca erişebilinecek böylece yönetimin bilgi gereksinimi hızlı biçimde karşılanacaktır.

Yönetim Bilgi Sisteminin Önemi ve Gereği

Örgütler büyüdükçe pazarların daha güç rekabet edilebilir duruma gelmesi, işletmelerde merkezkaç bir yönetim ve yapısal düzenle uzmanlaşmayı artırmış, günün koşulları yeni yönetim ve bilgi yöntemlerinin kullanılmasını gerektirmiştir.19

Aşağıdaki faktörler YBS'lerin gerekliliği ortaya koymaktadır:
(1) Bilgilerin planlama ve karar alma süreçleri için gerektiği zamanda elde edilememektedir.
(2) Bilgiler gerektiği biçimde bütünleşmemiştir.
(3) Bilgiler az ya da yetersiz olmaktadır.
(4) Bilgiler yöneticiye uygun biçimde verilemektedir.
(5) Bilginin maliyeti yüksektir.
(6) Üretilen bilgi uyumsuzdur (ilgisizdir).

Klasik sistemlerde verilerin kayıtları ve bilgiye ulaşma süreçlerinde kağıt kalem kullanıldığında ya da mekanik aygıtlar ve insan gücü kullanıldığından dolayı bilgilerin istenildiği anda elde edilmesi mümkün olamamaktadır. Ayrıca işlemlerin sayısı arttıkça klasik sistemler buna yanıt verememektedir. Maliyetler ve diğer açılardan sistem zorlanmaktadır. Bu nedenle YBS'geçiş gerekir. Bunun dışında bilgiler işletmenin bütün faaliyetleriyle, bölümleriyle ilgili ve bütün olmayabilir. Farklı birimlerde farklı sistemlerde kayıt edilen veriler diğer birimlerden bağımsız olarak saklanırlar. İşte bu durumda bilgilerin bütünlüğünden söz etmek zorlaşır. YBS'lerde verilerin merkezi bir bilgisayar sistemine girilmesi yöneticilerin işletmenin tümünü kapsayan bilgiler üretmesini sağlar.

YBS'lerin bir diğer özelliği de verilere verdiği şekil ya da formattır. Bir rapor, bir tablo, bir analiz istenilen formda (kağıt ya da görüntü) istenilen zamanda yöneticiye ulaşabilir. Bunun dışında raporlarda istenilen detaylar sağlanabilir. Alt toplamlar, oranlar vb. detay bilgiler bilgisayar destekli alınan raporlarda kolayca yer alabilir.

YBS'lerin önemini ortaya koyan bir diğer özellikte bilgi üretimini maliyetidir. Uzun bir süre alan ve insanların makinalarla hesapladığı raporlar bilgisayar sistemleriyle çok kısa bir zamanda ve daha doğru bir şekilde üretilebilmektedir.

Yönetim Bilgi Sisteminin Unsurları

YBS'ler yönetim sürecine bilgi desteği vermek amacıyla geliştirilen gelişmiş elektronik bilgi sistemlerdir. Elektronik bilgisayarların yanı sıra uzman personele ve yazılımlara da sahip olan YBS'lerin belli unsurları vardır.

Bir YBS'ni oluşturan kısımlar kabaca şu üç başlık altında toplanabilir.20
(1) Sistemin fiziksel parçaları
(2) Bilgi işlem fonksiyonları
(3) Kullanıcılar tarafından elde edilen çıktılar

Sistemin fiziksel parçaları şunlardır:
(1) Donanım
(2) Yazılım
(3) Veri tabanı
(4) Kurallar ve prosedürler
(5) Personel

Günümüzde Bir YBS sistemi elektronik bilgisayar sistemi ile oluşturulur. Bilgisayar sistemi bir donanım21 ve yazılım22 sistemleri bileşimidir. Elektronik teknolojisine dayalı çok sayıda donanım konfigürasyonu belirlemek ve satın almak olasıdır. Ancak önemli olan gerekli yazılımları çalıştıracak ve bilgileri saklayabilecek özelliklerde bir bilgisayar donanım sisteminin sağlanmasıdır.

Yazılım sistemi, belli işlemlerin yapılmasını sağlayan komutlar ve programlardır. Yazılım sistemi bilgi işleyen komutların yanı sıra işlemin belgeleyen dokümanlara da sahiptir.23 Yazılım sistemi donanım sistemine uyumlu olmalıdır. Yazılım sistemi bütün gerekli işlemleri yerine getirecek özelliklere sahip olmalıdır. Bu nedenle yazılım sistemi satın alınabileceği gibi programcılar tarafından da geliştirilebilir.

YBS'nin fonksiyonları ise onun neler yapabileceğidir. Bu fonksiyonlar da şu şekilde sıralanabilir:
(1) Bilgi kayıt ve giriş işlemleri (günlük işlemler).
(2) Bilgiye erişim ve arama olanakları.
(3) Güncelleştirme işlemleri.
(4) Bilgiyi paylaştırma işlemleri.
(5) Raporlar ve diğer çıktılar.
(6) Kontrol işlemleri.
(7) Verilen güvenliği.

YBS'nin ilk amacı günlük işlemlerin sistem üzerinden takibini sağlamaktır. Bunun yanı sıra sistemin önemli amaçlarından birisi de istenilen raporların üretilmesidir. Değişik düzey yöneticiler değişik raporlara (çıktılara) gereksinim duyarlar. Bu çıktıları şu şekilde sıralayabiliriz:

(1) Formlar.
(2) Olağan (peryodik) raporlar.
(3) Olağan dışı raporlar.

Veri tabanı (Database), belli bir alanda ve birbiriyle ilişkili olarak düzenlenmiş veriler topluluğudur.24 Veri tabanında büyük miktardaki veriler; düzenli bir biçimde elektronik ortamda kaydedilir ve saklanır. Bir veri tabanının en önemli özellikleri; sırası ile verilerin hızlı ve kolay bir şekilde girilebilmesi, güvenli bir şekilde saklanması ve istendiği şekilde sorgulanabilmesidir.

Verilerin kayıtlarının yapıldığı, saklandığı ve birçok kişinin kullanımına sunulduğu veri deposu olan ve bilgi işlem sistemlerinde önemli bir yer tutan veri tabanlarının değişik tanımları yapılmaktadır:

Veri tabanı, birçok kullanıcı tarafından kullanılan birbirleriyle ilişkili geniş bir veri kümesinin düzenlenmesi, depolanması ve sorgulanması için kurulan sistemdir. 25

Veri tabanı, birçok uygulamaya hizmet vermek için zararlı ve gereksiz veriler hariç ilişkili verilerin saklandığı bir veri topluluğudur.26

Veri tabanı, bilgisayar temelli bir kayıt tutma sistemidir. Sistemin amacı verileri kayıt etmek ve bakımını yapmaktır.27 Veri tabanı, bir organizasyonda verilerin merkezi kontrolünü sağlar.28
Dikkat!!:Bu doküman faruk çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Dokümanlar "beta" olarak hazırlanmıştır. Bir kitap olarak hazırlanıp yayınlamamıştır. Farukcubukcu.com, farukcubukcu@hotmail.com.

Veri tabanları organizasyonların (karar alıcıların ya da operasyonel düzeydeki çalışanların) bilgi gereksinimi karşılar. Organizasyonları da bilgi gereksinimi genellikle metin bilgidir. Diğer bir deyişle çok sayıda uygulama sayısal temelli bir bilgisayar uygulaması olarak kullanılır. Ancak veri tabanlarında genellikle kayıtlar (kod, ad, adres, fiyat, miktar, tutar, tarih vb) yer alırlar.

Veri tabanı merkezi bir kontrole sahiptir. Bu ifade veri tabanının fiziksel olarak merkezi bir yapıda olması anlamına gelmez. Merkezi kontrol, bir organizasyonun toplam gereksinimlerini karşılamak ve bir veri tabanı yöneticisi tarafından yönetilmek anlamındadır.
Dikkat!!:Bu doküman faruk çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Dokümanlar "beta" olarak hazırlanmıştır. Bir kitap olarak hazırlanıp yayınlamamıştır. Daha fazla bilgi için: Farukcubukcu.com, farukcubukcu@hotmail.com.

Yönetim Bilgi Sisteminin Yapısı

YBS'ler değişik kapsamlarda ve değişik amaçlar için tasarlanabilirler. Ancak genel olarak ya yönetim fonksiyonlarına dayalı olarak oluşturulurlar ya da işletme fonksiyonlarına dayalı bir yapıya sahip olurlar. Yönetim fonksiyonlarına göre oluşturulan bir YBS sistemi yönetim fonksiyonlarına dayalı bir alt sistem gibi düşünülür.

İşletme fonksiyonlarına dayalı YBS'ler ise işletmede yerine getirilen fonksiyonlara bağlı olarak yapılır.29 Buna göre temel gruplama pazarlama, üretim, personel, muhasebe ve finansmandır. Örneğin pazarlama fonksiyonunu yerine getirmek için bir pazarlama yönetim bilgi alt sistemi kurulur.

Fonksiyonel bilgi alt sistemleri o bölüme ait bilgileri içeren ve o bölüm için raporlar üreten kısmen özel bir bilgi sistemidir.

Yönetim Bilgi Sisteminin Kuruluşu

Bir YBS'nin kurulması işletme için değişik yaklaşımlar vardır. Bu yaklaşımlar şunlardır:30
(1) Alt sistemlerin tasarımı.
(2) Veri tabanı yaklaşımı.
(3) Örgüt şeması yaklaşımı.
(4) Aşağıdan yukarıya yaklaşım.
(5) Yukarıdan aşağıya yaklaşım.

YBS kuruluş yaklaşımları işletmenin yapısı ile ilgili olarak oluşurlar. YBS 'yi birbirinden uyumsuz alt sistemler olarak düşünmek ve tasarlama yanlıştır. Yönetim bilgi sistemi işletmenin bütün birimlerini kapsayan ve her düzeydeki yöneticiye bilgi sağlayan bir sistem olmalıdır.

Veri tabanı yaklaşımında ise işletme merkezi bir veri tabanı ile yönetilir. Bu durumda stratejik kararalar alacak bir yöneticinin veri tabanından nasıl yararlanacağını çok iyi bilmesi gerekir. Aksi takdirde YBS, verilerin saklandığı bir sistem olacaktır.

Organizasyon şemasını temel alarak kurulacak bir YBS'de ise yine sakıncalar vardır. Burada veri tekrarı olabilir ya da organizasyonun sürekli değiştiği kabul edilirse YBS de bu değişiklerden etkilenir.

YBS geliştirmede iki ana yaklaşım vardır:31
(1) Yukarıdan-aşağıya tasarım
(2) Aşağıdan-yukarıya tasarım

a. Yukarıdan-Aşağı Tasarım
Yukarıdan-aşağı yaklaşımda YBS örgütsel bilgi akışına uydurulur. Örgütsel bilgi akışı işletmenin fonksiyonlarına, amaçlarına ve büyüklüğüne bağlı bir yapıdır. Yukarıdan aşağı tasarımda örgütsel bilgi akışı incelenerek bilgi alt sistemleri tasarlanır.

b. Aşağıdan-Yukarı Tasarım
Bu tasarım yönteminde YBS gereksinim duyulan alt sistemler olarak geliştirilir. Bu yaklaşım yukarıdan aşağıya tasarıma göre daha az maliyetle ve kısa zamanda gerçekleştirilebilir. Ancak bütünlük bakımından daha zayıftır.

Yönetim Bilgi Sisteminde Geliştirme Aşamaları

Yönetim bilgi sisteminin temel işlevi; "örgütün amaçlarına en etkin bir biçimde ulaşmasını sağlayacak, insan, makine, hammadde, malzeme ile sermaye unsurları arasındaki karşılıklı ilişkileri en uygun biçimde düzenleyecek olan karar organlarına doğru, zamanlı ve anlamlı bilgi sağlamaktır".32

Bir YBS kuruluşunda belli faktörlerin göz önünde bulundurulması gerekir. Bu faktörler şunlardır:

(1) İşletme yönetiminin bilgi gereksinimi (zamanı, yeri ve biçimi).
(2) Gereksinim duyulan bilgilerin maliyeti.
(3) Gereksinim duyulan bilgilerin öncelikleri.
(4) Bilgi işleme yöntemleri.
(5) Bilgi işleme personeli.
(6) Bilgisayar sistemleri (donanım ve yazılım).

Yukardaki faktörler bir YBS'nin tasarımından önce düşünülmesi gereken konulardır. Bunun dışında bir YBS'nin tasarımı için aşağıdaki işlemler yerine getirilir:33

(1) Mevcut durumunda belirlenmesi.
(2) Sistem çözümleme ve ilk tasarım.
(3) İlk tasarımın denetlenmesi ve son tasarım.
(4) Tasarıma göre sistem gereksinimlerinin saptanması.
(5) Uygulamaya geçiş hazırlıkları.
(6) Pilot uygulama, sistem değerlendirme ve düzeltme.
(7) Uygulama.

Bir YBS tasarımı ve gerçekleştirilmesi belli bir gereksinimi tatmin etmek için bir sistemin tasarımını ve gerçekleştirilmesini ortaya koyar. Burada önemli olan bilgi gereksinimlerin en iyi biçimde ortaya konulması ve bunları en biçimde karşılayacak olan bilgisayar donanım ve yazılım sisteminin tasarlanmasıdır. Ardından sistem çalıştırılır ve denetlenir.

Bir diğer kaynağa göre bir YBS tasarımı on başlık altında incelenmiştir:34
(1) Sistem çalışma grubunun örgütlenmesi:
Çalışma grubu önce çalışma programını belirler. Görev dağıtımlarını yapar. Ardından üst düzey yönetim tarafından onaylanan çalışma grubunun çalışması başlar. Bu çalışma bir fizibilite raporu şeklindedir. YBS'nin kuruluşu bir proje şeklinde üst yönetime sunulur. YBS hakkında bütün detayları gören üst yönetim YBS'ye kararı vermek için bu bilgileri kullanılır.

(2) Çalışma grubunun ve örgütün bilgi gereksiniminin saptanması:
Çalışma grubunun amaçları örgütün amaçlarıyla paralel olmalıdır. Bu aşamada örgütün amaçlarının YBS'nin amaçlarına çevrilmesi sağlanır.
(3) Örgütün bilgi gereksiniminin saptanması:
Bu aşamada örgütün bilgi gereksinimi ortaya konur. Bu amaçla karar alma sürecinde gereksinim duyulan bütün belgeler düzenlenir ve örgüte giren ve çıkan bilgiler incelenir. Örgütün bilgi gereksinimlerinin saptanması, örgütsel faaliyetlerin ve bu faaliyetlerdeki kritik karar noktalarının anlaşılması temeline dayanmaktadır.

(4) Çalışma hedeflerinin ve programının düzenlenmesi:
Bu aşamada YBS'nin sistem tasarımı ve uygulamasında izlenecek adımlar ortaya konur.

(5) Mevcut bilgi süreçlerinin çözümlenmesi:
Bu aşamada örgüt içindeki geçerli bilgi sistemi ve alt sistemlerinin bilgi akış şemaları, grafikleri çizilir. Bu amaçla bilgi akışında kullanılan belge ve raporlar listelenir. Bunların bütün özellikleri belirtilir. Bu aşamada verilerin bilgiye dönüşümü ortaya konur.

(6) Yeni düzenlenen sistemin işletim niteliklerini geliştirmek:
Bu aşamada ulaşılması gerekli olan YBS'nin amaçları tanımlanır. Tasarımlanan sistemin bu amaçları nasıl karşılayacağı belirtilir.

(7) Yeni YBS'nin tasarımı:
Bu aşamada ise YBS'nin bilgi işleme sürecini açıklayan sistem akış şemaları, giriş/çıkış işlemleri, programlar gibi sistemi somut olarak oluşturan birimler ve işlevleri tanımlanır.

(8) Donanım seçilir:
Bu aşamada YBS'yi oluşturmak için gereksinim duyulan bilgisayar donanımı belirlenir. Bu işlem için bilgisayar donanınımı; sistem birimleri, sunucular, istemciler, yazıcılar, modemler, vb. donanım birimleri özellikleri ve nicelikleri belirtilir.

(9) İşletim prosedürleri tanımlanır:
Bu aşamada bilgisayar sisteminde yer alan programlara dayanarak işlemlerin nasıl yapılacağı tanımlanır. Bu amaçlar işlemler, belgeler ve operatör talimatlarıyla ortaya konur.

(10) Yeni YBS'ne geçiş:
Bu aşamada yeni YBS sistemi işletmeye tanıtılır. Personelin eğitimi tamamlanır. Ardından sistemin kullanımına geçilir. Ancak YBS dinamik bir sistemdir. Kullanıcıların sisteme olan tepkilerine göre sistem kendisini yenileyebilmelidir.
Dikkat!!:Bu doküman faruk çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Dokümanlar "beta" olarak hazırlanmıştır. Bir kitap olarak hazırlanıp yayınlamamıştır. Farukcubukcu.com, farukcubukcu@hotmail.com.

1 Faruk Çubukçu, Bilgisayar Terimleri Sözlüğü, Ankara:Verso Yayınları, 1987, s.24. ; Antony Chandor, The Penguen Dictionary of Computers, New York: Penguin Books, Second Edition, 1983, s.106.
2 Türkçe Sözlük, Türk Dil Kurumu Yayınları, Ankara: Türk Tarih Kurumu Basımevi, 1988, s.1558.
3 Gordon C. Everest, Database Management, Singapore: McGraw-Hill, 1986, s. 7.
4 Çubukçu, op. cit., s.24.
5 Chandor, op. cit., s.205.
6 Ülgen, op. cit., s.4.
7 Christopher Martin, ve Philip Powell, Information Systems, London: McGraw-Hill, 1991, s.9.
8 İbid., s.4.
9 İşlemleri yapmak için takip edilen belli sayıda somut adım.
10 Martin ve Powell, op. cit. s.6.
11 Chandor, op. cit., s. 67.
12 Martin ve Powell, op. cit. s.7.
13 Gencay Şaylan, Değişim, Küreselleşme ve Devletin Yeni İşlevi, Ankara:İmge Kitabevi, 1994, s. 113.
14 Ülgen, op. cit, s. 23.
15 İbid., s. 24.
16 İbid., s. 75.
17 Martin ve Powell, op. cit., s.162.
18 Ülgen, op. cit., s.77.
19 İbid., s. 94.
20 Yılmaz, op. cit., s. 59.
21 Bilgisayarı oluşuran elektronik ve diğer parçalar.
22 Bilgisayarın donanımına yaşam veren ve işlemlerin yapılmasını sağlayan komutlar.
23 Roger S. Pressman, Software Engineering, New York: McGraw-Hill Book Company, 1987, s. 5.
24 Çubukçu, op. cit., s.24-25. ; Chandor, op. cit., s.106.
25 CHIP Dergisi, Veritabanı, Vogel Yayıncılık Ltd. Şti, Nisan 1996, s. 72.
26 James Martin, Computer Data-Base Organization, Second Edition, New Jersey: Prentice-Hall, 1987, s. 22.
27 C. J. Date, An Introduction to Database Systems, Third Edition, New York: Addison Vesley, 1982.
28 Everest, op. cit., s. 11.
29 Yılmaz, op. cit., s. 68.
30 İbid., s. 83.
31 İbid.
32 Ülgen, op. cit., s. 97.
33 İbid., s.101.
34 İbid., s. 102.