DERS 6: ELEKTRONİK POSTA HİZMETİ

Amaçlar:

Elektronik posta (email) konusunda temel bilgiler vermek.

Outlook Expres ile e-posta göndermeyi açıklamak.

I. E-POSTA (E-MAIL) NEDİR?

Elektronik posta hizmeti, bir e-mail (e-posta) hesabı olan kişinin diğer bir e-mail hesabına mesaj göndermesini sağlar. E-posta hesapları Hotmail.com gibi milyonlarca kişinin üye olduğu sitelerden (ücretsiz) alınabileceği gibi kurumsal amaçlı tasarlanan Web siteleri ve e-mail hesapları da olabilir. Hotmail.com gibi sitelerden alınan mail hesapları kişisel amaçlı kullanımlar içindir.

Örnek: farukcubukcu@hotmail.com

Kurumsal amaçlı e-posta hesapları ise şirketler tarafından hazırlanan Web sitelerinin bir parçasıdır. Şirket çalışanlarına genellikle şirket işlerinde kullanılmak üzere verilir.

Örnek: Faruk@akser.com.tr

Faruk adlı kişinin Akser şirketindeki e-mail hesabı.

A. E-POSTA MESAJLARI

Bir E-posta mesajı belli kısımlardan oluşur. Bunlar:

Gideceği adres: farukcubukcu@hotmail.com

Varsa karbon kopyası: CC ile belirtilen ikinci bir bilgilendirme adresi.

Mesajın konusu (subject): Mesajın ne hakkında olduğunu açıklayan kısa bir bilgi. Örneğin pazarlama bütçesi hakkında bir e-posta mesajının konusu pazarlama butcesi olabilir.

Ardından mesajın içeriği gelir. Burada sözcüklerle mesaj yer alır. Ardından varsa mesaja ekler yapılır. Örneğin bir Excel ya da Word dosyası mesaja ek olarak (detaylar burada gibi) eklenebilir.

E-MAIL ADRESİ (HESABI)

E-mail adresi ya da e-posta hesabı olarak adlandırılan şey, kişinin kullandığı sistemdeki Internet adresidir.

EKLENMİŞ DOSYALAR (ATTACHMENTS)

Maillerinizi gönderirken sadece birkaç satırlık mesaj göndermeyiz. Mesajların yanı sıra Word ve Excel gibi programlar aracılığıyla hazırladığımız dosyaları da maile ek (attachment) olarak ekleyerek gönderebiliriz.

B. E-POSTA SİSTEMLERİ

Internet üzerinde kullanılan değişik e-posta sistemleri vardır:

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP, Exchange 2000 gibi e-mail yönetimi sağlayan programlarda ana mesajlaşma protokolü olarak SMTP kullanılır. SMTP, aynı routing grup içinde yer alan sunucular arasında mesajları ulaştırmak için kullanılır. Ayrıca routing gruplar arasında da iletişim için SMTP kullanılır.

POP3

Posta göndermenin ana protokolü SMTP’dir. Gelen postaları bir posta kutusunda tutmak içi ise POP3 protokolü kullanılır.

C. E-POSTA GÖNDERİMİNDE DİKKAT EDİLECEK NOKTALAR

Elektronik posta iletişimin amacı kişilerin özel ve kurumsal amaçlı mesajlarını birbirine ulaştırabilmeleridir. Bununla birlikte mail gönderirken dikkat etmemiz gereken bazı konular vardır:

• Mail adresini doğru yazmak. Türkçe karakter kullanmamak.

• Maillerde mutlaka konu (subject) kısmını doldurmak.

• Mail gönderirken ve yanıtlarken konulara açıklık getirmek. Örneğin, bazen bana bir mail gelir. Akşam kursunuza katılmak istiyorum diye. Belki kullanıcı ona gönderilen bir maile yanıt vermiştir ancak, hangi kursu kastettiğini açık olarak yazması iyi olurdu.

• Aynı maili birçok kişiye göndermemeye, kişilere adına hitaben özel olarak mailler göndermeye dikkat edin.

• Maillerinizdeki mesajların altında imza (signature) olarak bilgilerinizi eklemeyi unutmayın. Bugün iş maillerinde uzun bir kapanış bölümü görüyoruz.

• E-posta programınız maillerinizi gelen (inbox), giden (outbox), gönderilen (send items), silinenler (deleted items) adlı klasörlerde tutar. Zaman zaman bu klasörleri temizlemeyi unutmayın. Saklamak istediğiniz mailler için kendinize ait klasörler yaratın ve mailleri oraya taşıyın.

II.OUTLOOK EXPRESS İLE E-MAİL GÖNDERMEK VE ALMAK

Elektronik posta göndermek ve almak için yazılıma gerek vardır. İşletim sistemlerin içinde yerleşik ya da ayrıca program olarak elektronik posta programları kurulur.

Microsoft Windows işletim sistemleri, yerleşik olarak e-mail (elektronik posta) göndermek ve almak için gelişmiş bir programa sahiptir. Bu programın adı Microsoft Outlook Express’tir.

Bir e-mail mesajı gönderdiğinizde, bu mesaj bilgisayarınızdan Internet servis sağlayıcınızdan Internet’e ulaşır ve ardından Internet’e bağlantısı olan alıcıya varır. Bütün yapmanız gereken Outlook Express uygulamasını kullanarak e-mail'i hazırlamak ve Send düğmesine basmaktır. Gereken her şey otomatik olarak yapılacaktır. Ancak Outlook Express’e kendi e-mail hesabınızı bir kereliğine yapılandırmanız gerekir. “Peki bu e-mail hesabı (e-mail account) nereden elde edilecek?” diye sorarsanız, şu şekilde yanıtlamak gerekir: E-mail hesabı Internet Servis Sağlayıcı (ISP) firmalarından Internet bağlantısı ile birlikte alınır. Bu durumda e-mail hesabınız Internet’e bağlanmanızı sağlayan hesabınızla ilgilidir.

A. YENİ BİR MESAJ GÖNDERMEK VE ALMAK

Outlook Express mesajları almak için Inbox, yazdığınız ancak henüz göndermediğiniz mesajlar için ise Outbox klasörlerini kullanır.

Yeni mesajları almak ve bekleyen mesajları göndermek için;

1. Quick Launch araç çubuğundan Outlook Express düğmesine tıklayarak uygulamayı başlatın.

2. Klasörlerin içinden Outlook Express simgesine tıklayın.

3. Create New Mail Message klasörüne tıklayarak yeni mesaja başlayabilirsiniz. Ya da New Mail düğmesine tıklayarak yeni mesaja başlayabilirsiniz.

Araç çubuğundan Send and Receive düğmesine tıklayın. Outlook Express otomatik olarak, bekleyen mesajları gönderir ve size gelen mesajları alır.

Mesajları göndermek için Send and Receive düğmesini kullanmanız gerekir. Bir mesajı yazdıktan sonra send düğmesine basmak, mesajı yalnızca Outbox klasörüne gönderir. Siz Send and Receive düğmesine basana kadar mesajlar Outbox içinde bekler.

B. E-MAIL MESAJLARINI OKUMAK

Size gelen e-mail mesajları Outlook Express'in Inbox klasörü içinde saklanır. Yeni gelen bir mesajı okumak için,

1. Quick Launch araç çubuğundan Outlook Express düğmesine tıklayarak uygulamayı başlatın. Gelen mesajları görmek için Inbox klasörünü tıklayın.

2. Okunmak için bekleyen tüm mesajlar, mesaj penceresinde görünür. Okumak istediğiniz mesajın üzerine tıklayınca, mesaj önizleme penceresinde görünecektir.

3. Mesajı kendi penceresinde görüntülemek için mesaj üzerine çift tıklayın.

C. E-MAIL MESAJLARINI YANITLAMAK

E-mail mesajlarına cevap yazmak bir düğmeye tıklamak kadar kolaydır.

1. Mesaj penceresinden cevap yazmak istediğiniz mesaja tıklayın.

2. Araç çubuğundan Reply düğmesine tıklayın.

To: kutusunda mesajı gönderenin e-mail adresinin bulunduğu bir pencere açılacaktır. Subject kutusunda ise orijinal mesajın konusu referans olarak görünür. Asıl mesaj, büyüktür işaretleriyle metin alanında yer alır.

3. Cevabınızı yazın.

4. Send düğmesine tıklayarak mesajı Outbox klasörüne gönderin.

III. GÖZDEN GEÇİRME

1. E-posta sistemlerinin yararlarını açıklayın.

2. E-posta göndermek ve almak için hangi programlara gerek duyulur?