DERS 7: PROJEYİ İZLEMEK

Amaçlar

· Projeyi izleme (tracking) kavramı

· Projeleri izleme yöntemleri.

I. PROJENİN PLANLANMASI

Bir projenin planının (schedule) yaratılması; proje planlamasının ilk adımıdır. Planlama, ileride başlayacak bir planı yapmaktır. Örneğin şu anda 2002 yılının Ocak ayındaysak 2002 yılının Haziran ayında başlayacak bir proje planlanır. Proje gerçekte başlangıç tarihine gelinceye kadarki süre projenin planlandığı süredir. Bu tür planlamalar “Baseline Project” olarak kaydedilir.

Başlangıç zamanı gelir ve projenin gerçek tarihi başlar. Bu süreden sonra tracking (izleme) süreci başlar. İzleme süreci, gerçek aktivitelerin planlanmış proje aktivitelerine karşı izlendiği bir aşamadır. İzlem sürecinde oluşan gerçek projeye Actual proje denir.

A. GÖREVLERİ GÜNCELLEMEK

Bir projenin izlenmesi (tracking) için en kolay yöntem, gerçek günlerinde görevleri güncellemektir. Güncelleme (update) işlemi bir görev için ya da proje için yapılır. Güncelleme işleminden önce projenin taban hattının (baseline) kayıt edilmesi gerekir. Bu işlem için eğer planlama aşamasında (daha önce) yapılmadıysa, Tools (Araçlar) menüsünen Save Baseline komutu kullanılır:

Bir görevin güncelleştirilmesinde aşağıdaki bilgiler güncelleştirilir:

• Görevin gerçek (actual) başlama ve bitiş tarihi

• Görevin tamamlanma yüzdesi

• Görevin süresi

• Görevin ve belli bir kaynağın maliyeti

B. BİR GÖREVİ GÜNCELLEMEK

Görevin ya da projenin tamamının güncelleştirilmesi için Tools (Araçlar) menüsünden Tracking komutu kullanılır. Burada: Update Task (Görevi Güncelle), Update Project (Projeyi Güncelle) ise projenin tamamının (bütün görevlerin) güncelleştirilmesi için kullanılır.

Bir görevin ya da projenin tamamının güncelleştirilmesi için uygun tarihin gelmesi ya da girilmesi gerekir. Bir görev 1 Nisan'da başlayacak şekilde programlandıysa, bu görev ancak 1 Nisan'dan sonraki bir tarihte güncellenebilir ve izlemeye konu olur.

Ardından planlanan proje güncellenir. Bu işlem için Tools (Araçlar) menüsünden Update Project (Proje Güncelle) komutu kullanılır.

Görevlerdeki tamamlanmanın yüzde (% x) olarak görülmesi istenirse o zaman Gantt Chart üzerinde farenin sağ tuşuna basılır. Ekrana çıkan kısa yol menüsünden Bar Styles seçilir. Buradan Text ve Top (Üst) alanına da % Complete alanı seçilir. Ardından görevlerin tamamlanması (tamamlanma oranı) görev çubuğu üzerinde gösterilir.

NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.

C. PLANLANAN PROJENİN (BASELİNE PROJECT) GERÇEK İLE KARŞILAŞTIRILMASI

Projenin izlenmesi ise görevlerin tamamlanması konusunda güncel (actual) bilgilerin projeye aktarılmasıdır. Bu işlemin ardından proje iki ayrı bilgiye sahip olur. Birinci grup bilgiler planlanan (baseline) değerler. Süreler, maliyetler vb. İkinci grup bilgiler ise gerçek değerlerdir (actuals).

MS Project içinde bu değerleri görmek ve karşılaştırmak için en iyi yöntem görünümleri (views) kullanmaktır.

II. UYGULAMA

Daha önceki derslerde yarattığımız projeler içindeki görevleri izleme (tracking) durumunda güncelleyin.

III. GÖZDEN GEÇİRME

1. Projenin baseline'ı neden kayıt edilir?

2. Bir görev nasıl ve hangi bilgilerle güncelleştirilir?

3. Baseline'ın önemi nedir? Tartışın.

4. Gerçekleşen süre, çalışma, maliyet farkları nasıl görülür?