DERS 5: TAKVİMLERLE ÇALIŞMAK

Amaçlar:

· Takvim Kullanmak.

· Takvim Yaratmak.

· Kaynakları Farklı Takvimlerle Takip Etmek.

I. TAKVİMİN ÖNEMİ

MS Project’in en önemli amacı projenin zamanlanmasını (planlanması) sağlamaktır. Bu nedenle takvim (calendar), proje için çok önemlidir. Takvimler (calendars) bütün proje için çalışma süresini (zamanını) tanımlalar. Bunun dışında tek bir kaynak ve görevler için de takvim düzenlenebilir.

MS Project içinde iki tür takvim (calendar) vardır ya da iki tür takvim kullanımından söz edebiliriz:

· Base calendar (taban takvimler)

· Resource calendar (kaynak takvimi)

Taban takvimler proje takvimi olarak kullanılırlar. Taban takvimini belirtmek için Project Information iletişim kutusu kullanılır. Bu takvimi seçmek ya da düzenlemek için Project menüsünden Project Information iletişim kutusu kullanılır.

A. BASE CALENDAR

Base calender hakkında bilmemiz gereken diğer şeyler ise şunlardır:

MS Project içi base calender (taban takvim) içerir:

Standard: Genel çalışma saatlerini içerir. MS Project varsayım olarak kullandığı taban takviminde standart takvimi kullanır. Standart takvim 8:00 ile 5:00 arasındaki sekiz saatlik çalışma süresi (working time) kullanır. 1 saat öğlen arasına ve hafta sonları da çalışmayan (non working time) 2 gün süreye sahiptir. Genelde proje için kullanılan takvimdir.

Bu arada istediğinizde; base calender üzerinde değişiklik yapabilirsiniz.

1. Tools menüsünden Change Working Time komutunu seçin.

2. Bu iletişim kutusu aracılığıyla çalışma günlerini (working time) ve saatlerini değiştirebilirsiniz.

Üç tür base calendar var demiştik. Diğer base calendar seçenekleri ise şunlardır:

24 Hours: Bu seçenek sürekli çalışma anlamına gelir. Kaynak olarak bir makineyi kullandığınızda bu takvimi kullanabilirsiniz.

Night Shift (gece vardiyası): Gece 11:00’dan sabah 8:00’e kadar olan süreyi kapsar.

B. BASE CALENDAR SEÇMEK

MS Project içinde base calendar seçmek için Project menüsünden Project Information iletişim kutusu kullanılır. Burada Calendar seçeneğinden, projeye taban olacak proje takvimi seçilir.

C. HER GÖREV İÇİN ÇALIŞMA ZAMANINI AYARLAMAK

Bazen belli görevler için projenin taban aldığı takvim (base calendar) dışında çalışma zamanı uygulamak gerekebilir. Bunu yapmak için, o görevlere ayrı özel bir görev takvimi (task calendar) düzenlemek gerekir.

Görev takvimleri genellikle base calendar üzerine yarattığınız bir özel takvimdir.

Aşağıdaki işlemler özel bir takvim oluşturmanızı sağlar:

1. Tools menüsünden Change Working Time komutunu seçin.

2. New düğmesini tıklayın. Create New Base Calendar iletişim kutusunda oluşturacağınız takvimin adını yazın. Örneğin Yarım Günlük Stajjerler takvimi.

3. Make A Copy Of kutusunda Standard takvimi seçin.

4. Ardından yeni takvim üzerinde istediğini çalışma zamanı (working time) ve çalışılmayan zamanları (nonworking time) belirtin.

Özel takvimi yarattıktan sonra onu göreve bağlamak için:

Standart araç çubuğundaki Task Information düğmesini tıklayın. Bu iletişim kutusunda yer alan Advanced sayfasında yer alan Calendar kutusundan yarattığınız görev takvimini seçin.

NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.

II. KAYNAKLAR İÇİN TAKVİM KULLANIMI

Proje için takvim, görevler için takvim olduğu gibi, kaynaklar (resources) içinde özel takvim oluşturulabilir. Bir kaynak takvimi (resource calendar), kaynak için çalışma (working time) ve çalışılmayan zamanları (nonworking time) belirtmek için kullanılır. Örneğin bir görevi yapması için kaynağımız olan mühendis Ahmet beyin özel bir çalışma takvimi var: Çarşamba ve Cuma günleri, Saat 14:00 ile 17:00 arasında. Bu durumda Ahmet bey kaynağı için bir kaynak takvimi oluşturmamız gerekir.

NOT: Bütün kaynakların standart takvime uygun olarak çalışması durumunda kaynak takvimine gerek kalmaz.

Bir kaynak takvimi oluşturmak:

1. Tools menüsünden Change Working Time komutunu seçin.

2. For kutusunda kendisi için takvim düzenleyeceğiniz kaynağı seçin.

3. Çalışma zamanlarını ayarlayın.

III. UYGULAMA

Base Calendar’ın çalışma zamanlarını kontrol edin.

Bir görev için çalışma takvimi oluşturun ve görev ile ilişkilendirin.

Bir kaynak için özel çalışma takvimi oluşturun. Örneğin daha önceki derslerimizde kullandığımız projede boyacı ustası için günce 4 saat ve Cumartesi de çalışmak üzere bir takvim düzenleyin. Bakalım projenin süresinde ne gibi değişiklikler olacak.

IV. GÖZDEN GEÇİRME

1. Takvim kavramını proje yönetimindeki önemini açıklayın.

2. Base calendar kavramını açıklayın.

3. Kaynak takvimi (resource calendar) nedir? Bir kaynağın kullanımındaki etkisi ne olabilir? Görevin süresini etkiler mi?