Prezentasyon (Sunu) Nedir?

Bir projenin tanıtımı, bir ürün tanıtımı, bir eğitim süreci ya da bir görüşme; iletişim bakımından daha kapsamlı bir hale getirilerek "sunuş" haline dönüştürülür. Günümüz iş dünyasının dinamizmi; sunuşlara sıkça gereksinim duyar.

Sunuşlar toplantılar, tanıtımlar, seminerler vb oturumlarda konuşmanın kullanacağı görsel materyelin hazırlanması, kurgulanması ve sunulması işlemlerini kapsar.

Diğer bir açıdan sunuş, bir topluluk önünde konuşmaktır. Bir organizasyon adına içeride ya da dışarıda sunuş yapılabilir. Dış sunuşlar ikna etmeye yöneliktir. Örneğin, toplumun gelişmesine yardımcı olmak için halka açık bir sunuş yapmak gibi. İç sunuşlar ise genellikle bilgi değişimi bakımından anlamlıdırlar. Örneğin yeni bir uygulamayı çalışanlara tanıtmak gibi.

"Sunuş bir iletişimdir".

"Sunuş bir bilgi alışverişidir".

İyi Bir Sununun Özellikleri

İyi bir sunu içerik, konuşmacının özellikleri, bilgi ve amacına uygunluk bakımından doğru olarak yapılmalıdır.

  • Amaç
  • Hazırlıklar
  • Kurgu
  • İçerik
  • Konuşmacının Özellikleri

Amaç; sunu ne için yapılacak? sorusunun yanıtıdır. Hazırlık kısmında; sununun hazırlanması için yapılması gerekli olan yer, gösterilecek slaytlar, konuşma metni gibi olanakların ve bilgilerin hazırlanması gereklidir.

"Sunuş Yapmadan önce mutlaka prova yapın".

Kurgu; sununun amacına uygun olarak mantıklı bir sıralamada yapılması anlamına gelir. İçerik; sunu içeriği gereksiz ayrıntıya girmeden öz olarak bilgilerin, vurguların ifade edildiği bilgiler olmalıdır.

İyi bir sunu da diğer bir faktör de konuşmacıdır. Konuşmacı görünümü, bilgisi, heyecanı, coşkusu ile dinleyenleri etkilemelidir. Konuşmacı mutlaka iyi görünmeli ve sıcak olmalıdır.

"Konuşmacı konusunu iyi bilmelidir".

"Konuşmacı konusuna inanmalıdır".

Sunuşun Aşamaları

Bir sunuş kısa ya da uzun süre olabilir. Örneğin yarım saat ya da 3 saat olabilir. Ancak konuşmacı süreyi iyi kullanarak sunuşunun gerekli aşamalarını yerine getirmelidir.

Bir sunuşta en azından şu bölümler yer alır:

  • Açılış
  • Ana Bölüm
  • Kapanış

Açılış herzaman için çok önemlidir. İyi bir açılış akıllardan çıkmaz. Bir espri, bir deyim, bir slogan, açılışın etkili olmasını sağlar. Açılış bunun yanı sıra tanışma anlamına gelir. Onlara sunuşun içeriği hakkında bilgi verilebilir ya da dinleyicilerin beklentileri sorulur.

Dikkat!!:Bu doküman faruk çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Dokümanlar "beta" olarak hazırlanmıştır. Bir kitap olarak hazırlanıp yayınlamamıştır. Daha fazla bilgi için: Farukcubukcu.com, farukcubukcu@hotmail.com.

Ana bölümünde sunuş amacına ulaşır. Sözcüklerle ve resimlerle (garafiklerle) bilgileri (mesajlar) dinleyiciye aktarılır.

Kapanış bölümünde; özetleme yapılmalı, özellikle nelerin vurgulandığı bir kez daha yinelenmelidir. Bunun dışında kapanışda da belli sözlere yer vererek akıllarda kalmasını istediğiniz şeyleri bir kez daha vurgulayabilirsiniz.

Göz Teması

Karşılıklı iletişimde göz teması oldukça önemlidir. Göz teması uygun bir beden dili ile dinleyiciler üzerinde güçlü bir etki bırakmayı sağlar. Konuşmacı sunuş sırasında bütün dinleyicilerle eşit miktarda göz teması kurmalıdır.

"Dinleyicileri sıkmayın."

Görsel Yardımcılar

Günümüzde profesyonel sunular bilgisayar, sunu yazılımı ve projeksiyon aygıtı ile salonlarda yapılır. Örneğin Microsoft Power Point programı bir sunu yazılımıdır. Slaytların hazırlanıp, görsel zenginlikle sunulmasını sağlar.

Bu anlamdan konuşmacıya düşen görev Power Point programını öğrenip sunusunu oluşturacak slaytları hazırlamaktır. Bunun dışında program geçişler, efektler olmak üzere sunuya canlılık katar.

Dinleme

İyi bir iletişim sadece konuşmak değil, aynı zamanda dinlemektir.

Katılımcıları dinlediğinizi ve anladığınızı göstermenin bir yolu "anlıyorum, evet vb." Sözleridir. Diğer bir dinleme yolu anlayışı doğrulamaktır. Dinleyicinin söylediklerini veya sorularını kendi sözcüklerinizle özetlemeniz veya tekrar etmeniz anlayışınızı doğrulamadır. Özellikle kaygılı, endişeli dinleyicilerin sakinleşmesini sağlamada yardımcı olan bir diğer dinleme de onların hislerine duyarlı olduğunuzu göstermektir.

Vücut Kullanımı

Unutmayın beden dili iletişimin yüzde seksenini oluştur. İnsanlar sözcüklerle konuşup, anlaşmadan önce beden dili ile anlaşır. Bu nedenle sunuş yaparken konuşmanız kadar, vücudunuzun diline de dikkat etmek durumundasınız.

Sözcükler, beden dilinizle paralel olarak ağzınızdan çıkıyorsa yerine ulaşır. Aksi halde sözleriniz başka, vücudunuz başka şeyler söyler.Vücudunuzun merkezi insanlara ne kadar açık ve dönükse enerjinizi karşı tarafa o kadar net ve anlaşılır bir şekilde geçirirsiniz.

 

Soruları Yanıtlama

Sununuzu uygun (zamanında ve belli kişilere) sorularla zenginleştirebilirsiniz. Ancak soru sorarken ve yanıtlarken dikkat etmeniz gereken noktalar vardır:

  • Soruları dikkatle dinleyin ve gerekirse tekrar ettirin.
  • Saldırgan bir soru geldiğinde, saldırgan bir yanıt asla vermeyin. Soruyu açmalarını söyleyin.
  • Soruları teşvik etmek için beden dilini kullanın.

Topluluk Önünde Konuşmak(*)

Bazı insanların topluluk önünde konuşmaya doğal yetenekleri vardır. Bu kazanılan bir beceridir ve herkes bu beceriyi elde edebilir. Dinlediğiniz sıradan bir konuşmanın ne kadarını hatırlıyorsunuz? Genelde, pek fazlasını hatırlamazsınız. Belki ilk birkaç dakikayı ve kapanış cümlelerini hatırlarız. Bazı görsel malzemeleri ve altı çizilen bir noktayı ya da kendinize yakın hissettiğiniz bir bölümü hatırlarsınız.

Konuşma yapmaya çalıştığınızda, ilgi odağı olursunuz. Bu, insanları etkilemek için bir fırsatttır. Kötü bir iletişim tarzı en iyi materyali bile boğabilir, bu yüzden iletişim biçiminiz, neyi ilettiğinizden daha önemlidir. Bu nedenle hal ve hareketlerinizle insanların ilgilerini uyandırmanız ve bunu sürdürmeniz gerekir.

Konuşmacı yöntemleri, kendi başlarına bir kitabı doldurabilir ama dinleyicilerin işini kolaylaştırmak ve en sık yapılan hatalardan kaçınmak için bazı basit öğütler verilebilir:

  • Başlamadan önce bütün malzemeyi kontrol edin. Bütün düğmelerin nerede olduğunu, tepedeki projektörün temiz ve odaklanmış olduğunu, kalemlerin yazdığını, slaytların sırasını ve yerini kontrol edin. Görebileceğiniz bir yerde saat bulundurun.
  • İlk izlenimler önemlidir. Konuşmanıza uygun bir şekilde giyinerek gidin. Net, açık ve kendine güvenli bir başlangıç yapın. Asla konuşmanıza özür dileyerek başlamayın.
  • İnsanlar genelde ilk ve son dakikaları hatırlarlar. Net ve güçlü bir başlangıç, sonra da yine net ve keskin bir kapanış yapmaya çalışın.
  • Gündelik, basit bir dil kullanın. Özel terimler, anlamsız kısaltmalar kullanmayın. Resmi bir anlaşmanın kurallarını bildiri gibi konuşmayın. Konularınızı hikayelendirmeye çalışın.
  • Sesinizin tonunu ana noktalarda değiştirerek konunun değiştiğini belli edebilirsiniz. Eğer seyircinizin sizi şevkle dinlemesini istiyorsanız, kendi şevkinizi onlara iletmelisiniz.
  • Konuşma sırasında seyircinizle göz teması kurun. Onların üstünden bakmayın ya da görmeyen gözlerinizi dikmeyin onlara. Böyle bir konuşma için akıcı bir konuşmaya sahip olmanız gerekir. Bunun içinde çok prova yapmanız gerekir.
  • Görsel yardımlar(slide, video, vb) insanların siz dinlemesine ve baskının konuşmacının üstünden biraz olsun kalkmasına yara, ancak bunlar her zaman basit olmalıdır. Slaytlarınızda beş satırdan çok metne yer vermeyin. Slaytlarınızı görsel efektlerle (resimlerle, clip art'larla zenginleştirin).
  • Eğer konuşmanız bölünürse ya da size kritik sorular sorulursa bunları sempatik bir şekilde ele alın.
  • İster konuşma sırasında olsun ister sonrasında eğer seyircinizle sözlü iletişim kurmak istiyorsanız bunu onlara önceden bildirin ve işe kolay sorularla başlayın. Bir saatlik konuşmanın ardından "sorunuz var mı?" diye sormak bir marifet sayılmaz.
  • Konuşma yaptığınız kişileri önceden tanımaya çalışın. İyi bir konuşma yapma iletişim kurduğu kişilerin ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlar ve onların söylenenleri anlayıp anlamadığını kontrol eder. Bunu; sorular sorarak yapar.
  • Az tepki verenlere karşı tedbirli olun. Eğer dinleyicinizle iletişim kurmak istiyorsanız ve bu iletişimi kuramadıysanız seyirciniz gülmez ya da cevap vermezse; bu onların konuşmanızı sevmediği anlamına gelmez. Bazı insanlar doğaları gereği tepkisizdirler, bazılarıysa yorgun olabilir. Bu durum karşısında konuşmanızı planladığınız gibi sürdürün.
  • Asla sürenizi aşmayın.
  • İnsanlara konuşmanızın birer kopyasını dağıtırsanız ya da sonunda bir özetini yaparsanız size minnettar kalacaklardır.
  • Performansınız hakkında her zaman geribildirim almaya bakın. Seyircilerden birine bunu yapmasını rica edin. Cevabı sizi üzse bile bunu dikkate alın. En iyi geribildirim bir video kameradır- performansınızı yeniden seyretmek hoşunuza gitmeyecektir ama bundan çok şey öğrenebilirsiniz.

(*) Martin SCOOT'un Zaman Yönetimi adlı kitabından derlenmiştir.

Dikkat!

İnsanların sizi dinlemesi için onların ilgisini çekecek bir şeyler hazırlayın.

Fıkra anlatırken dikkatli olun.

Uzun ve karmaşık cümlelere yer vermeyin.

Argo sözcüklerden uzak durun.

Özür dilemeyi hiç düşünmeyin..

Nasıl Bir Konuşmacısınız?

Karşı Koyan : Konuşma yapmayı hiç sevmeyenler.


Çekingen: Konuşan ama bundan müthiş rahatsızlık duyanlar.




Ilımlı : Konuşmak için atlamayan ama konuşması istenildiği zaman itiraz etmeden konuşanlar.



Can Atan: Ah, bir fırsat olsa da konuşsam diyenler.


Ses ve Nefes Çalışması

Aslında konuşma yapmak doğal bir yetenektir. Ancak ses ve nefesinizi açmak için belli egzersizleri yapabilirsiniz.

Vücudu rahatlatmak için;

  • Bir kaç tane vücut egzersizi yapın.
  • Dizlerinizin kilidini çözün.
  • Gergiliğinizi üzerinizden atın.

Doğru nefes almak için;

  • Diyafram çalışması yapın.
  • Nefes alırken omuzlarınızı kaldırmamaya çalışın.
  • Nefes verirken sürtünmeli sesleri kullanın. (s-ş-z-j gibi)

Sesinizi öne doğru atmaya çalışmak için;

  • Ses tellerinizi zorlayıp, sesi gırtlağa indirmeyin.
  • Yüzünüzdeki rezonans boşluklarını kullanın.
  • Nazal sesleri kullanarak (m-n) ses açma egzersizi yapın.

Konuşurken sesi doğru kullanmak için;

  • Vokal sesleri (a-e-u-ö-ı-i gibi) doğru ve tam çıkarın.
  • Sözcükleri çok iyi artiküle edin.
  • Sesinize enerjinizi verin.
  • Vurgulamalarınızda doğal olmaya gayret edin.

Yinelemeler:

"Bir berber bir berbere gel beraber hep beraber bir berber dükkanı açalım demiş."
"Kır kırık küp kulpu kırık kara küp".
"Şu köşe yaz köşesi, şu köşe kış köşesi, ortadaki su şişesi".


SEVDİĞİM Sözler:

No Pain No Gain.

Kendini hafife, işini ciddiye al.

"Basitlik" en iyi sorun çözümleme yöntemidir.

Karar verme hızınız ve yanılma payınız, o konudaki bilgi birikiminizle doğru orantılıdır.

Diskin ne kadar büyükse o kadar çabuk dolar.

Kendini sadece sana mantıklı gelen şeylerle sınırlandırıyorsan, yaşamın sana verebileceklerinin en az yarısını kaçırmış olursun.

Yaşama gücünü yitirmeyen her eskiyi severiz, ama bizi yaşatacak olan tek unsur yeniliktir. (Theodor Fontane).

Üretemeyeceğin şeylerden birisi de zamandır.

Ya göründüğün gibi ol, ya da olduğun gibi görün. (Mevlana).

Bildiğini bilenin arkasından gidiniz.
Bildiğini bilmeyeni uyandırınız.
Bilmediğini bilene öğretiniz.
Bilmediğini bilmeyenden kaçınız. (Konfiçyus).

Teknoloji kapıları açar, fakat tüm insanları içine sokamaz. (Lynn White).

Kıyıyı gözden kaybetmeye cesaret edemeyince insan okyanus keşfedemez. (Andre Gide).